Entrada 10:ACT.Hojas de cálculo
ENTRADA 10 BLOG: ACTIVIDADES HOJA DE CÁLCULO
Hola chicos, este 3º Trimestre hemos empezado un tema, que a lo largo del trimestre no hemos hecho, y gracias a nuestra maestra hemos preguntado todas las dudas de las actividades que ha prepuesto.
Una hoja de cálculo es una herramienta que permite hacer cálculos entre datos alfanuméricos siendo su principal característica que si se modifica el valor de algunos de estos datos se actualiza el de otros que se obtienen realizando operaciones con ellos
Y las clasifica en 4 tipos de hojas de cálculo (HC):
1.Hojas de cálculo desechables: Estas pueden ser usadas de la misma manera que una calculadora manual. Por ejemplo ,se ingresan diez valores de un análisis de laboratorio y después se calcula media y desviación estándar .
Estas HC deberían documentarse al igual que una calculadora, es decir:
- Imprimir la HC, con los valores ingresados.
- Los resultados dados por las fórmulas.
- La hoja se debe firma y fechar, por la persona que ingresó los datos y por un tercero.
Con frecuencia el uso que se le da a las hojas de cálculo se parece al de un documento.
Debido a que es muy fácil modificar este tipo de hojas, se recomienda administrarlas como documentos y asegurar que todas las copias guardadas y usadas, sean iguales a la copia original. Así, los cálculos deben verificarse y explicarse completamente. Es necesario que se incluyan pruebas para garantizar que las fórmulas previstas efectivamente fueron usadas.
Recordemos que la verificación de las fórmulas se puede lograr a través del mismo programa de hojas de cálculo donde se visualizan todas las fórmulas, o por medio de la revisión de un tercero.
Para lograr un control adecuado de las HC, debes usar las opciones de seguridad interna de la herramienta de hoja de cálculo, como proteger celdas y hojas con contraseña.
3.Hojas de cálculo como base de datos
Estas hojas se actualizan con frecuencia, lo que podría convertirse en un problema ya que las hojas de cálculo permiten editar datos anteriores, pero no permiten tener registros de auditoría donde sea necesario.
Conclusión: Se recomienda no usar HC para las bases de datos o desarrollar macros para garantizar la integridad de los datos.
4.Hojas de cálculo como plantillas
Las siguientes preguntas permitirán identificar el riesgo de las HC, para poder mitigarlos:
- ¿La plantilla se ejecutará en una única estación de trabajo o estará disponible para descargar desde una única ubicación?
- ¿Cómo se garantiza que todos usen la versión correcta?
Para resolver estas preguntas se recomienda que se guarde las HC en un servidor y que solo se tenga acceso a la última versión, adicionalmente se debe contar con un proceso de gestión de cambios igual como que se hace para los procedimientos o formatos.
Esos fueron los 4 tipos de hojas de cálculo (HC) que quisimos dar a conocer en esta oportunidad. Esperamos que esta información haya sido de gran ayuda.
Comentarios
Publicar un comentario